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Con la pandemia incrementaron las reuniones remotas. Incluso yo estaba teniendo muchas, hasta que un día leí un tweet que decía “Esa reunión pudo haber sido un email”, y casi me explota la cabeza.

Luego vi otro tweet durante la ceremonia de los Oscar que decía algo como “¿Se dan cuenta de que toda esta ceremonia pudo haber sido un e-mail? Jajaja😂 Ahí me terminó de explotar la cabeza, pero antes me reí.

Desde ese momento comencé a cuestionarme durante las reuniones ¿Esta reunión es necesaria?🤔 Y la mayoría de las veces la respuesta es no. Si nuestro asset más valioso es el tiempo, ¿Por qué nos empeñamos en tener reuniones a diestra y siniestra, ocupando una porción significativa del tiempo de los demás?🤷🏻‍♀️

Razones por las que tenemos reuniones

Le pregunte a ChatGPT ¿Por qué tenemos reuniones? Y me dijo:

  1. Resolver problemas.
  2. Tomar decisiones importantes.
  3. Planificar proyectos.
  4. Intercambiar ideas.
  5. Informarse y alinearse sobre un esfuerzo común.
  6. Construir relaciones.
  7. Colaborar.
  8. Aprender y crecer.
  9. Sensación de logro y productividad.

Al final agregó esto, “Sin embargo, a veces las reuniones pueden ser innecesarias o mal utilizadas, lo que puede resultar en una pérdida de tiempo y una disminución de la productividad. Es importante asegurarse de que las reuniones sean efectivas y se utilicen de manera adecuada para maximizar su valor.” ChatGPT es una IA, pero no hay nada de artificial en el párrafo anterior.

Sensación de logro y productividad

Todas las razones me parecen importantes, a excepción de la última que es además preocupante. Muchas de las reuniones en las que he estado son para sentir que somos productivos.

En mi universidad (online) estudian personas de todo el mundo. Y a parte de que es muy difícil coincidir entre tantas zonas horarias, mis preciados compañeros proponen reuniones para asignar tareas, o para planificar cómo haremos el teamwork. Llega el momento de la reunión y pasamos hasta 90 minutos dando vueltas sin llegar a nada.

Claro que he propuesto asignar tareas por el grupo de WhatsApp, a lo que me han respondido “Ok asignemos las tareas por WhatsApp y luego nos reunimos para coordinar el trabajo.” Luego de tratar de explicar mi punto de por qué es importante y valioso el ✨tiempo✨, mis esfuerzos son en vano, gana la sensación de logro y productividad😩.

Me desespero, pues tengo como referencia las reuniones del trabajo que están agendadas en Google Calendar, tienen una agenda específica y una duración estimada que se respeta😏. Lo que me lleva al siguiente punto, le pregunté también a ChatGPT y añadí algunas cosas.

¿Cómo saber que una reunión será efectiva?

Hay varias maneras de asegurarse de que una reunión sea efectiva:

  1. Tener un propósito claro y asegurarse de que los asistentes comprendan el propósito de la reunión.
  2. Invitar a las personas adecuadas y en caso de que sea necesario, con anticipación, asígnales el rol que tendrán.
  3. Establecer una agenda clara y detallada para mantener enfocado el propósito de la reunión y asegurar que se cubran los temas necesarios.
  4. Tiempo limitado suficiente para cubrir los temas necesarios, pero mantener el enfoque y la productividad.
  5. Mantener el enfoque en el propósito de la reunión y evitar desviarse hacia temas no relacionados.
  6. Tomar decisiones, asignar responsabilidades y establecer seguimiento con plazos para completar tareas. Esto ayudará a garantizar que se avance en el trabajo.
  7. Resumen de la reunión al final. Es útil para asegurarse de que todos estén al tanto de las decisiones tomadas y las próximas acciones.

Por último te dejo con este dibujito de la serie ilustraciones con enseñanzas aplicables HOY.  Recuerda que:
📝Si estás encargada de planificar reuniones, puedes guiarte por este framework.
🧐 Además, cuestiónate si las reuniones son necesarias o no para dar feedback a los organizadores🧐,
📣 Y evangeliza sobre la tenencia responsable de reuniones.

¿Eres team reuniones masivas o team reuniones necesarias y efectivas?🤔